الاستراتيجيات الحديثة في أمن الوثائق- تقنيات الحفظ والاسترجاع

مقدمة الورشة:

 في ظل التطور المتسارع في التكنولوجيا والتحول الرقمي الذي تشهده مؤسسات الأعمال، أصبحت الوثائق والمحفوظات الإلكترونية من أهم أصول المنظمة، مما يجعل حمايتها وحسن إدارتها ضرورة استراتيجية لضمان استمرارية الأعمال وسلامة المعلومات. 

ومن هذا المنطلق، تهدف هذه الورشة المتقدمة إلى تمكين المشاركين من فهم وتطبيق مفاهيم وأساليب أمن الوثائق، وتقنيات الحفظ والاسترجاع الإلكتروني، مع التركيز على استخدام الحاسب الآلي في الأرشفة والفهرسة، ووضع استراتيجيات فعالة لحماية البيانات من التهديدات الداخلية والخارجية في بيئات العمل الحديثة.

الأهداف:

 بنهاية هذه الورشة يكون المشارك قادراً على : 

• تأمين وحفظ الملفات باستخدام الحاسب الآلي . 
• تصنيف وفهرسة الملفات وأرشفتها إلكترونياً.
• التعامل مع بيئة المنظمات اللاورقية .
• تأمين وحفظ وأرشفة الملفات والوثائق باستخدام الحاسب الآلي . 

الفئة المستهدفة: 

• موظفو الأرشفة والمحفوظات في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• مسؤولو أمن المعلومات وحماية البيانات.
• موظفو إدارات تكنولوجيا المعلومات المعنيون بأمن الوثائق الإلكترونية.
• كل من له علاقة بحفظ وتصنيف واسترجاع الوثائق إلكترونيًا أو ورقيًا.

محتويات الورشة: 

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
• مفهوم وتأمين وحفظ الوثائق .
• تكنولوجيا الفهرسة والأرشيف .
• الجوانب التنظيمية في عمليات المحفوظات والفهرسة والأرشيف الإلكتروني .
• أساليب التصنيف والترقيم وإعداد الفهارس .
• استخدامات الحاسب الآلي في الفهرسة والأرشيف .
• أساليب تأمين الملفات إلكترونياً .
• منظمات الأعمال اللاورقية ونظم العمل الإلكترونية .
• مختبر عمل لعمليات التأمين والفهرسة والأرشفة الإلكترونية.
• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ .
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق .
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة .
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها 
• خصائص الإدارة الإلكترونية وإمكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا 
• عناصر الإدارة الإلكترونية:إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان
• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟
• وضع وتطوير إستراتيجية أمن المعلومات في مواجهة الأخطار المحتملة.
• سياسات أمن المعلومات
• المفاهيم الأساسية في إدارة أمن المعلومات
• بعض أساليب حماية البيانات
• الأرشفة الإلكترونية
• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية  
• طرق حفظ الملفات

أساليب التدريب: 

• العرض التفاعلي
• المناقشات الجماعية
• التمارين التطبيقية وورش العمل
• دراسات الحالة
• العصف الذهني