النظم التطبيقية الحديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة الرقمية للملفات

الأهداف:

الأرشيف هو تراث الأمة وذاكراتها التي لا تستغني عنها . وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبره المستقبل . وقد تنبهتا لمؤسسات الحكومية ألحديثه لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة فبالدول المتقدمة . فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بتا عبر العقود الماضية ؛ وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته
في العقود الأخيرة من القرن العشرين ومع ظهور وتطور الحاسوب ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية وأرشفتها وتطور هذا الأسلوب مع تطور ميكنة الحفظ وسعه الذاكرة الرقمية وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات والوثائق والمستندات . ومع ظهور الحكومة الألكترونيهتطورت الحاجة إلي الحفظ الرقمي للأرشيف حطي أصبح ضرورة لابد منه وبنيه أساسيه أوليه لابد منها لتشغيل الحكومة الألكترونيه

المحاور الرئيسية:

الوحدةالاولى

استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني:

• الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية
• تعريف قواعد البيانات
• مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر)
• تركيب قاعدة البيانات (الحقل – السجل –الجدول)
• التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة 

الوحدة الثانية:
تدريب عمل على إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات:

• إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات
• استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ

الوحدة الثالثة:
استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات:

• التعرف على أنواع الشبكات الداخلية فبالمؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات
• متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
• شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني
• مميزات وعيوب البريد الالكتروني
• رسائل البريد الالكترونية الرسمية
• العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني
• إدارة رسائل البريد الالكتروني
• تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
• نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing system
• استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
• أرشفة رسائل البريد الالكتروني

الوحدة الرابعة:
مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات:

• إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الالكترونية لا يمكن التلاعب بت

المستفيدون:

الأخصائيون في مجال تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات